Służbowe auto do celów prywatnych. Formalności i koszty

Dla wielu pracowników samochody służbowe stanowią obok wynagrodzenia najważniejszy benefit pozapłacowy. Szczególnie ważna jest możliwość korzystania ze służbowego samochodu w celach prywatnych. To atrakcyjny bonus, który feruje większość, bo aż 86% pracodawców*. Większość firm podchodzi do tego tematu elastycznie i oferuje pracownikom określone przywileje. Jednak nie chcąc pozwolić sobie na wzrost kosztów utrzymania floty, pracodawcy nakładają także pewne ograniczenia i spisują zasady dotyczące wykorzystywania przez pracownika auta firmowego (również do celów prywatnych) w dokumencie zwanym polityką flotową firmy.

– W zarządzaniu flotą ważne jest ustalenie indywidualnych dla danej firmy, szczegółowych zasad użytkowania samochodów przez pracowników. Można wówczas z góry ustalić, kto otrzymuje samochód służbowy, czy ma możliwość korzystania z niego w celach prywatnych i jakie są zasady pokrywania kosztów związanych z eksploatacją auta. Z naszego doświadczenia wynika, że przedsiębiorcy, wybierając samochody dla swoich podwładnych, interesują się ofertami leasingowymi, które zawierają pełną obsługę floty, włącznie z ubezpieczeniem, serwisem i euro assistance, a nawet możliwość skorzystania z samochodów zastępczych w razie awarii – mówi Artur Kseniak, Dyrektor Sprzedaży Korporacyjnej Grupy Masterlease.

Wygoda karty paliwowej

Zwykle pracownicy otrzymują zwrot kosztów paliwa. Jednak coraz częściej pracodawcy umożliwiają tankowanie pojazdu przy wykorzystaniu firmowej karty paliwowej. Dzięki niej pracownik może dokonywać bezgotówkowych transakcji na stacjach benzynowych, co znacznie ułatwia późniejsze rozliczanie kosztów.

Zobacz także: Jak zadbać o akumulator?

Polecamy: Sprawdzamy co oferuje Nissan Qashqai 1.6 dCi

– Przy wyborze sposobu rozliczania się pracownika z zakupionego paliwa warto pamiętać, że karta paliwowa jest wygodna do uregulowania dzięki płatności z góry, a przy okazji daje pracodawcy większą kontrolę. Przy zakupie karty paliwowej firmy mają również możliwość odliczenia VAT, tak samo jak w przypadku zwykłego zakupu paliwa – dopowiada Artur Kseniak.

Chcąc ograniczyć wydatki na tankowanie auta w celach podróży prywatnych pracodawca może określić kwotę limitu karty, np. na 1000 zł., a także umożliwić tankowanie tylko w określonych godzinach lub prowadzić szczegółową ewidencję wyjazdów z podziałem na prywatne i służbowe.

Kto zapłaci podatki?

W przypadku udostępnienia firmowego samochodu pracownikowi nieco bardziej skomplikowane, ale równie istotne, są kwestie związane z obowiązkiem podatkowym. Dotyczy to zarówno przedsiębiorcy – w zakresie podatku VAT, jak i pracownika – w zakresie podatku dochodowego. Zgodnie z przepisami podatkowymi, jeżeli firma nabyła auto w sposób, który nie uprawniał jej do odliczenia podatku VAT w całości lub w części (np. zakupiła samochód ze środków pochodzących z dofinansowania) albo gdy miała prawo do całkowitego odliczenia podatku (najczęściej w przypadku zakupu za gotówkę), to przedsiębiorca będzie musiał odprowadzić podatek VAT również od użytkowania auta w celach prywatnych, bo jest ono uznawane za odpłatne świadczenie usług (wykorzystanie towaru przedsiębiorstwa do celów innych niż przedmiot działalności).

– W korzystniejszej sytuacji są przedsiębiorcy, którzy nabyli auta m.in. w drodze leasingu. To dlatego, że jeżeli firmie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 50% kwoty VAT (od 1.04.2014 r.) lub w wysokości 60% kwoty VAT, a nie więcej niż 6.000 zł (do 31.03.2014 r.) – a właśnie tyle odliczamy w przypadku leasingu samochodu osobowego – to firma nie ma obowiązku opodatkowania użyczenia takiego samochodu pracownikowi do jego celów prywatnych – wyjaśnia Ewa Fethke, Zastępca Głównego Księgowego Grupy Masterlease.

Z kolei pracownik będzie musiał odprowadzić podatek dochodowy, gdy korzystanie ze służbowego samochodu do celów prywatnych kwalifikowane jest do świadczeń nieodpłatnych. Wartość pieniężna takiego świadczenia wynosi odpowiednio: 250 zł - dla samochodów o pojemności silnika do 1 600 cm3 oraz 400 zł - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1 600 cm3 i stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy.