Rozliczenie w PIT-36 kosztów korzystania z samochodu zastępczego

Koszty uzyskania przychodów w firmie

Do kosztów uzyskania przychodów wykazywanych w PIT-36 zalicza się wszystkie wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, które mają na celu osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Tak stanowią przepisy ustawy o PIT. Kosztem uzyskania przychodów są dla przedsiębiorcy między innymi wydatki związane z zakupem, leasingiem czy też używaniem samochodu.

Koszty uzyskania przychodu odejmuje się od samego przychodu i w ten sposób zmniejszona podstawa opodatkowania pozwala na obniżenie podatku do zapłacenia przez przedsiębiorcę.

Samochód w firmie

W obecnych czasach samochód w firmie nie jest luksusem, lecz narzędziem pracy. Trudno wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez samochodu zarówno ze względu na wygodę, oszczędność czasu i pieniędzy itp. Zdarzają się sytuacje, gdy przedsiębiorca nie ma możliwości korzystania z samochodu będącego własnością firmy i używanego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.  Powodem może być np. okres naprawy uszkodzonego pojazdu. Przedsiębiorca w takiej sytuacji nie musi zawieszać działalności, lecz może korzystać z samochodu zastępczego. Pojazd zastępczy przedsiębiorca może otrzymać z zakładu naprawczego lub od ubezpieczyciela w ramach polisy OC lub AC. Może też zdecydować się na wynajęcie pojazdu na koszt firmy.

Wydatki związane z używaniem samochodu

Korzystanie z samochodu zastępczego na potrzeby działalności gospodarczej związane jest  z wydatkami. Wydatkiem jest opłata za wynajem oraz koszty eksploatacyjne samochodu np. wydatki na paliwo.

Wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę w związku z użytkowaniem samochodu zastępczego, tj. zarówno czynsz najmu, jak i wydatki eksploatacyjne stanowią koszt uzyskania przychodów i przedsiębiorca może wykazać je  w zeznaniu PIT 36, pod warunkiem  właściwego ich udokumentowania. Ponadto ważne jest, aby wydatki:

•             miały one na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenia źródła przychodów,

•             nie znajdowały się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (katalog taki znajduje się w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT).

Sposób rozliczenia kosztów używania samochodu zastępczego

Koszty podatkowe związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go, czyli koszty eksploatacyjne.

Nie zawsze można wliczyć w koszty działalności gospodarczej pełną kwotę wydatków poniesionych w związku z eksploatacja samochodu osobowego. Do kosztów podatkowych można zaliczyć jedynie taką część wydatków z tytułu używania zastępczego samochodu osobowego, która nie przekracza wysokości tzw. kilometrówki aktualnie obowiązującej. Kilometrówka jest to  kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra za 1 km przebiegu określonej dla samochodów osobowych, uwzględniającej odpowiednio pojemność silnika. Obecnie ustalana stawka nie zmienia się od kilku lat i wynosi  0,5214 zł/km w przypadku samochodów o pojemności silnika do 900 cm3, zaś w przypadku samochodów o wyższej pojemności silnika – 0,8358 zł/km.

Jednocześnie podatnik jest obowiązany do prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu.  Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Ewidencja przebiegu pojazdu  powinna zawierać następujące dane: nazwisko i imię oraz adres zamieszkania osoby używającej samochodu, numer rejestracyjny i pojemność silnika samochodu, kolejne numery wpisów, datę oraz cel wyjazdu, opis trasy (miejsce wyjazdu i miejsce docelowe), liczbę kilometrów faktycznie przejechanych, obowiązującą stawkę za 1 km przebiegu, kwotę otrzymaną z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez przysługującą stawkę za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (lub pracodawcy) i jego dane.

Wyłączenia z kosztów oraz limitów

W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów i nie można wykazywać ich w rozliczeniach podatkowych.

Kosztem uzyskania przychodu nie są też wydatki na pokrycie strat  powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte  dobrowolnym ubezpieczeniem AC.

W przypadku, gdy samochód zastępczy nie jest samochodem osobowym w rozumieniu ustaw o podatku dochodowym, podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem określonym dla kosztów eksploatacyjnych, ponieważ nie są one kosztami eksploatacji pojazdu.